Condividi file “al volo” ma non sai chi può vederli davvero? Ecco come evitare rischi di sicurezza e il fenomeno dell’oversharing.

Molti di noi usano OneDrive quotidianamente come se fosse una semplice chiavetta USB nel cloud. Salviamo, trasciniamo e condividiamo link con colleghi o esterni per collaborare velocemente. Ma cosa succede a quei link dopo una settimana? O dopo un mese? Spesso rimangono attivi, creando falle di sicurezza che nemmeno immaginiamo, specialmente ora che l’Intelligenza Artificiale (Copilot) può leggere tutto ciò a cui abbiamo accesso.

Nell’ultima Live Web, Cesare Carli ci ha guidato attraverso le best practice per gestire i nostri file personali nel cloud Microsoft, distinguendo nettamente tra spazio personale e aziendale e mostrandoci come chiudere le porte che abbiamo lasciato inavvertitamente aperte.

Guarda la registrazione della live qui! –> OneDrive: Guida Completa alla Condivisione Sicura

Di cosa abbiamo parlato?

In questa sessione pratica abbiamo approfondito le meccaniche di OneDrive per evitare errori comuni e proteggere i dati aziendali:

1. OneDrive vs SharePoint:

   • Il problema: Confusione su dove salvare i file. Si usa OneDrive per tutto o non si capisce la differenza con i file del server/SharePoint.

   • La soluzione: Capire che OneDrive [03:48] è il tuo spazio personale (i tuoi documenti, le tue bozze), mentre SharePoint è lo spazio aziendale condiviso. Usare lo strumento giusto evita che documenti personali finiscano in spazi pubblici e viceversa.

2. La Condivisione Sicura (Link e Permessi):

   • Il problema: Inviare allegati via email crea copie duplicate e fa perdere il controllo sul file. Oppure, si creano link “chiunque abbia il collegamento” che possono essere girati a sconosciuti.

   • La soluzione: Utilizzare le opzioni avanzate di condivisione [17:56]. Abbiamo visto come limitare l’accesso a “Persone specifiche”, scegliere se possono modificare o solo visualizzare, e persino l’opzione per bloccare il download del file [21:57] per massima sicurezza.

3. Scadenze e Password (Stop all’Oversharing):

   • Il problema: Dimenticarsi di aver condiviso una cartella. Mesi dopo, si usa quella stessa cartella per nuovi file riservati, ma il vecchio link è ancora attivo e accessibile al destinatario originale (Oversharing). Questo è rischioso anche per via di Microsoft Copilot [29:05], che può leggere e usare dati condivisi inavvertitamente.

   • La soluzione: Impostare sempre una data di scadenza [23:07] sui link condivisi. È una “buona pratica” fondamentale: il link smette di funzionare automaticamente, proteggendoti da future dimenticanze.

Perché guardare il replay?

Perché in mezz’ora vedrete una dimostrazione pratica di come configurare una condivisione “blindata”. Vedrete esattamente dove cliccare per impedire che un file venga scaricato o per assicurarvi che un link scada tra una settimana.

È il modo migliore per capire se state esponendo i dati della vostra azienda a rischi inutili e come porvi rimedio immediatamente con pochi clic.

Guarda il Replay

Recupera la diretta e scopri come mettere al sicuro i tuoi dati:

Guarda la registrazione della live qui! –> OneDrive: Guida Completa alla Condivisione Sicura

I prossimi passi

Il percorso di formazione continua. Nella prossima live [31:05] parleremo delle Liste di SharePoint, un altro strumento potente per organizzare i dati.

Resta sintonizzato! Iscriviti al canale YouTube per non perdere le prossime dirette su produttività e sicurezza IT. –> Alpsolution Formazione – YouTube