Ti sei mai trovato a dover inviare un file pesantissimo e ad affidarti al volo a WeTransfer personale? Oppure a convertire un documento riservato su un sito di PDF online gratuito solo per fare più in fretta? Se la risposta è sì, potresti aver alimentato anche tu la cosiddetta “Shadow IT”.

Nel replay della nostra ultima live, abbiamo affrontato uno dei pericoli più sottovalutati per la sicurezza e l’organizzazione aziendale: la Shadow IT (e la sua modernissima evoluzione, la Shadow AI). Non stiamo parlando di hacker o di dipendenti malintenzionati, ma dell’informatica che “vive nell’ombra”, ovvero tutti quegli strumenti e software utilizzati quotidianamente dai collaboratori senza una reale approvazione o il controllo da parte del reparto IT o della direzione.

Di cosa abbiamo parlato in questa Live?

In questo appuntamento abbiamo analizzato perché si ricorre a soluzioni non ufficiali e quali sono i rischi concreti per l’azienda. Ecco i punti salienti:

• Il problema della Compliance e dell’Organizzazione: Utilizzare account cloud personali (come Google Drive, Dropbox o account WeTransfer non aziendali) per gestire file di lavoro frammenta le informazioni. L’azienda perde letteralmente le tracce dei propri dati, creando enormi problemi di compliance e disorganizzazione [08:58].

• Sicurezza Informatica e Malware: Scaricare “programmini” gratuiti da internet per risolvere piccoli problemi quotidiani (ad esempio, le classiche stampanti virtuali o i converter di PDF online) può trasformarsi in un veicolo per far entrare malware o spyware nella rete aziendale [14:21].

• Gli “elefanti nella stanza” (WhatsApp e WeTransfer): Abbiamo parlato dell’uso del WhatsApp personale per le comunicazioni di lavoro. Se il tuo account personale viene compromesso o il backup su cloud viene hackerato, chi è responsabile dei dati aziendali rubati? Abbiamo visto perché è meglio strutturarsi con WhatsApp Business o chat aziendali come Teams e Google Chat [16:09].

• Il nuovo rischio della Shadow AI: L’uso inconsapevole di intelligenze artificiali gratuite. Inserire dati riservati, codici o strategie aziendali in versioni “free” di ChatGPT rischia di alimentare e addestrare i modelli pubblici con i segreti della tua azienda [32:15].

• Alternative sicure e Gestione: La soluzione non è vietare tutto a priori o bloccare il lavoro dei dipendenti. Abbiamo discusso un approccio in 4 step: Mappare gli strumenti, Dialogare con i collaboratori, Abilitare (magari acquistando le licenze giuste) e Formare il personale sull’uso corretto di ciò che l’azienda ha già a disposizione [41:53].

Perché è importante parlarne ora?

La Shadow IT nasce quasi sempre dalle migliori intenzioni: la voglia di essere più efficienti, di bypassare un ostacolo tecnico o semplicemente l’abitudine. Tuttavia, ignorare questi comportamenti espone l’azienda a rischi normativi, perdite di dati e falle di sicurezza. È il momento di far uscire il software dall’ombra, creare canali di comunicazione chiari con il reparto IT e investire nella consapevolezza (Security Awareness) di tutto il team.

Guarda il replay completo della live per approfondire ogni aspetto e scoprire come rimettere in sicurezza i processi della tua impresa.

Guarda la registrazione della Live!

https://youtube.com/watch?v=9qETyeSQXOs

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Ci vediamo al prossimo webinar!